Het aannemen van een salarisadministrateur is een belangrijke stap voor iedere organisatie. Een goede salarisadministrateur zorgt ervoor dat de loonadministratie nauwkeurig en tijdig wordt uitgevoerd, zodat medewerkers op tijd betaald krijgen en het bedrijf voldoet aan wettelijke verplichtingen. Maar waar moet je op letten bij het aannemen van de juiste kandidaat? In deze blog bespreken we de belangrijkste aspecten om rekening mee te houden tijdens dit proces.
1. Kennis en ervaring
Een van de eerste dingen waar je op moet letten bij het aannemen van een salarisadministrateur is de kennis en ervaring van de kandidaat. Salarisadministratie is een complex vakgebied, en het is van cruciaal belang dat de persoon die je aanneemt over de juiste expertise beschikt. Vraag naar relevante werkervaring in soortgelijke functies en in specifieke sectoren, omdat de salarisadministratie in sommige industrieën complexer kan zijn dan in andere.
Daarnaast is het belangrijk dat de kandidaat op de hoogte is van de laatste wet- en regelgeving rondom loonadministratie. Dit omvat zaken als loonbelasting, sociale verzekeringen, pensioenregelingen en cao-afspraken. Salarisadministrateurs moeten in staat zijn om veranderingen in de wet snel op te pikken en te implementeren binnen de organisatie.
2. Certificeringen en opleidingen
Certificeringen en relevante opleidingen zijn een goede indicatie van de bekwaamheid van een salarisadministrateur. Kijk of de kandidaat beschikt over diploma’s in salarisadministratie, zoals de Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL) of de Vakopleiding Payroll Services (VPS). Deze opleidingen geven inzicht in de theoretische en praktische kennis van de kandidaat, wat essentieel is voor een correcte uitvoering van de salarisadministratie.
Een salarisadministrateur met de juiste certificeringen kan niet alleen nauwkeuriger werken, maar ook advies geven over fiscale voordelen en andere wettelijke verplichtingen. Dit kan jouw organisatie helpen om efficiënter te opereren en mogelijke boetes te voorkomen.
3. Oog voor detail
Een andere belangrijke eigenschap van een salarisadministrateur is oog voor detail. De salarisadministratie bestaat uit veel verschillende componenten, van het berekenen van nettolonen tot het verwerken van vakantiedagen, pensioenpremies en toeslagen. Een kleine fout kan grote gevolgen hebben, zoals ontevreden medewerkers of boetes van de Belastingdienst. Daarom moet de persoon die je aanneemt zeer nauwkeurig kunnen werken en een scherp oog hebben voor mogelijke fouten of onregelmatigheden.
Tijdens het sollicitatieproces kun je vragen naar situaties waarin de kandidaat met fouten in de administratie te maken had en hoe deze zijn opgelost. Dit geeft je een goed beeld van hun probleemoplossend vermogen en aandacht voor details.
Buiten deze 3 kenmerken zijn de volgende 3 eigenschappen een mooie bijkomstigheid.
1. Communicatieve vaardigheden
Naast technische vaardigheden is het ook belangrijk dat een salarisadministrateur goede communicatieve vaardigheden heeft. Een salarisadministrateur moet in staat zijn om duidelijk en effectief te communiceren met verschillende afdelingen binnen het bedrijf, zoals HR en de financiële afdeling, maar ook met externe partijen zoals de Belastingdienst en pensioenfondsen.
Bovendien is de salarisadministrateur vaak een aanspreekpunt voor medewerkers met vragen over hun loonstrook, belastingen of vakantiedagen. Het is belangrijk dat de kandidaat in staat is om deze vragen op een begrijpelijke manier te beantwoorden, zonder gebruik te maken van vakjargon dat voor anderen moeilijk te begrijpen is.
2. Softwarekennis
Salarisadministrateurs maken gebruik van verschillende softwareprogramma’s om hun werk efficiënt uit te voeren. Het is belangrijk dat de kandidaat ervaring heeft met de salarissoftware die jouw bedrijf gebruikt, of bereid is om nieuwe software snel onder de knie te krijgen. Denk hierbij aan systemen zoals AFAS, Loket.nl, Exact of Nmbrs.
Kandidaten die ervaring hebben met verschillende programma’s en snel kunnen schakelen tussen systemen, brengen een belangrijke meerwaarde mee. Ze kunnen vaak efficiënter werken en hebben een beter overzicht over de administratie.
3. Flexibiliteit en stressbestendigheid
Tot slot moet een salarisadministrateur flexibel en stressbestendig zijn. De salarisadministratie kent vaste deadlines, zoals de maandelijkse loonverwerking en de aangifte loonheffingen. Dit betekent dat er periodes zijn waarin er veel druk ligt op de salarisadministratie om alles op tijd en correct af te handelen. Een salarisadministrateur moet hier goed mee om kunnen gaan en in staat zijn om onder druk nauwkeurig te blijven werken.
Ook moeten ze flexibel kunnen inspelen op veranderingen, zoals wijzigingen in wetgeving of cao’s. Dit vraagt om een proactieve houding en een bereidheid om voortdurend te leren en zich aan te passen.
Conclusie
Bij het aannemen van een salarisadministrateur is het essentieel om te letten op de kennis, ervaring, certificeringen en nauwkeurigheid van de kandidaat. Daarnaast spelen communicatieve vaardigheden, softwarekennis en stressbestendigheid een grote rol in het succes van een salarisadministrateur binnen jouw organisatie. Door zorgvuldig te kijken naar deze eigenschappen, kun je de juiste persoon aannemen die zorgt voor een foutloze en efficiënte salarisadministratie.
Als je na het overwegen van alle vereisten toch begint te twijfelen of het aannemen van een salarisadministrateur de juiste keuze is, kan uitbesteden een uitstekend alternatief zijn. Door de salarisadministratie uit te besteden aan een gespecialiseerd bureau, kun je profiteren van de expertise van professionals zonder dat je zelf iemand hoeft aan te nemen. Dit bespaart niet alleen tijd en kosten, maar vermindert ook het risico op fouten. Een externe partij blijft continu op de hoogte van veranderende wet- en regelgeving, zodat jij je kunt richten op de groei van je bedrijf, terwijl de salarisadministratie in betrouwbare handen is.
